Bürgschaftsverwaltung für die öffentliche Hand
Auf Bundes-, Landes- oder kommunaler Ebene: Mit Trustlog verwalten Sie vergabe- und projektbezogene Bürgschaften zentral, digital und rechtssicher. Weniger Verwaltungsaufwand, klarer Überblick – im Einklang mit den Anforderungen öffentlicher Vergabestellen.
Die Vorteile für die öffentliche Hand auf einen Blick
Verbesserte Kommunikation
Teilen Sie Bürgschaften innerhalb und außerhalb Ihres Teams - sparen Sie aufwendige Absprachen.
Abbildung der Vertretungsformel
Die Vertretungsformel im Auftraggeberfeld der Bürgschaften kann ebenfalls gefüllt werden.
Maximale Sicherheit
Trustlog bietet eine zentrale und sichere Abwicklung von Bürgschaftsdokumenten, die den neuesten Sicherheitsstandards entspricht.
Zeitersparnis
Erhalten Sie Avale innerhalb von Sekunden nach Erstellung durch den Bürgen direkt in der Plattform und zeitraubende Papierwege entfallen.
Überblick behalten
Ob Statusanzeige, Historienansicht oder Mitteilungen zu einer Bürgschaft - all dies ist mit der Plattform einfach einsehbar.
Öffentliche Bürgschaftstexte
In Trustlog können Sie aus diversen öffentliche Bürgschaftsformularen auswählen, die sie von Ihren Auftragnehmern fordern. Bei Bedarf können auch individuelle Texte hinterlegt werden, die dem Auftragnehmer bei Bürgschaftsbeauftragung vorbelegt werden.
Über 4.000 Unternehmen verwalten ein Bürgschaftsvolumen von € 7 Mrd. auf Trustlog
Diese Funktionen erleichtern Ihnen die kreditorische Bürgschaftsverwaltung
Bürgschaften teilen [4-Augen-Prinzip]
Sie haben die Möglichkeit eine einzelne Bürgschaft einem externen Gastnutzer (bspw. Bau- oder Projektleiter, Architekt) zu senden und um Rückmeldung zu bitten.
- Externe Gastnutzer ohne eigene Registrierung einbinden
- Bürgschaft kommentieren und gezielt teilen
Benutzerrechte
Für jeden der richtige Zugriff: Bestimmen Sie mit wenigen Klicks die individuellen Rechte der Mitarbeiter zum Lesen und Bearbeiten der Bürgschaften.
- Individuelle Lese- und Bearbeitungsrechte je Mitarbeiter
Sekundenschnell Bürgschaften bearbeiten und prüfen
Als Begünstigter erhalten Sie mit Trustlog digitale Bürgschaften direkt von den teilnehmenden Bürgen. Nach Prüfung können Sie diese akzeptieren oder bei Bedarf mit einer Korrekturanforderung digital zurücksenden.
- Digitale Bürgschaft akzeptieren oder ablehnen
- Korrekturwünsche - bei Bedarf - direkt zurücksenden
- Gesamte Abwicklung revisionssicher dokumentiert
Einfach und übersichtlich viele Projekte verwalten und filtern
Sie können auf Trustlog einfach und übersichtlich Projekte verwalten, Bürgschaften zuordnen oder einer zuständigen Tochtergesellschaft zuweisen. Neben dem zugewiesenen Unternehmen können Sie nach Bauleitung, Abschlussdatum oder Projektstatus filtern. Somit haben Sie alle Projektdaten auf einen Blick, inklusive kreditorischer und debitorischer Bürgschaften.
- Projekte anlegen und Bürgschaften übersichtlich zuordnen
- Filtern nach Bauleitung, Abschlussdatum oder Projektstatus
- Alle Projektdaten inklusive Bürgschaften auf einen Blick
Sofort wissen, was passiert
Durch Mitteilungen erhalten Nutzer Benachrichtigungen zu einem Vorgang. Dies ermöglicht es ihnen, stets auf dem Laufenden zu bleiben und schnell auf wichtige Informationen zu reagieren.
- Direkt zugewiesene Benachrichtigungen je Vorgang
- Schnell auf wichtige Informationen reagieren
2-Faktor-Authentifizierung
Sie können auf Trustlog selbstständig einstellen, ob bei Ihrem Login zur Plattform eine 2-Faktor-Authentifizierung verwendet werden soll. Eines unserer wichtigsten Versprechen an Sie ist es, Ihnen auf unserer Plattform jederzeit maximale Sicherheit zu bieten. Durch die Aktivierung dieser zusätzlichen Sicherheitsebene wird verhindert, dass unbefugte Dritte, die in Besitz des Passwortes gelangt sind, Zugang zu Ihrem Account und dessen Funktionen erhalten.
- Selbstständig konfigurierbar direkt in der Plattform
- Schutz vor unbefugtem Zugriff auch bei gestohlenem Passwort
ERP-Integration
Verbinden Sie Ihr ERP-System mit Trustlog für einen reibungslosen Datenaustausch in Echtzeit und verwalten Sie Bürgschaften direkt im eigenen System.
- Bürgschaftsdaten medienbruchfrei übertragen
- Bürgschaften direkt im ERP-System verwalten
- Keine manuellen Erfassungsfehler
Single Sign-On
Mit Single Sign-On melden sich Nutzer zentral über ihre Unternehmens-Identität an – für sicheren Zugriff auf alle Dienste ohne separate Passwörter.
- Höhere Sicherheit durch zentrale Authentifizierung
- Einmalige Anmeldung für alle angebundenen Anwendungen
- Zugänge zentral steuern und automatisch verwalten
Eine direkte Verbindung zu Ihren Avalgebern
Die teilnehmenden Avalgeber stellen Ihnen als Begünstigten digitale Bürgschaften direkt zur Verfügung.
Ist Ihr Avalgeber nicht dabei, sprechen Sie Ihn doch einfach auf Trustlog an.
Nele Funk hat die Bürgschaft 351 97 / 438865713 001200 akzeptiert.
13.02.2025, 09:38:07 Uhr
Digitales Aval
„Bei den über Trustlog verwalteten Baubürgschaften kann ich direkt digital nachfassen und die korrigierte Version kommt dann oft binnen 24 Stunden.“
Nele Funk, Landesbetrieb Straßenbau und Verkehr Schleswig-Holstein, Kiel
Verwaltung von Bürgschaften im LBV.SH
Häufig gestellte Fragen
Die wichtigsten Fragen von Behörden und der öffentlichen Hand.
Wie funktioniert die Korrektur von Bürgschaften in Trustlog?
Fehlerhafte Bürgschaften können Sie über Trustlog zurückgeben und im selben Schritt den Bürgen zur entsprechenden Korrektur auffordern. Die Korrekturwünsche werden direkt an den Bürgen übermittelt und an Ihren Auftragnehmer weitergegeben. Das Erstellen von Anschreiben oder der Rückversand einer fehlerhaften Bürgschaft per Post entfallen somit komplett.
Müssen wir unsere Auftragnehmer darüber informieren, damit wir die Bürgschaften zukünftig digital erhalten?
Auftragnehmer werden bei der Bürgschaftsbeantragung darauf hingewiesen, dass Sie - als registrierter Nutzer - Bürgschaften digital erhalten möchten. Ihren Auftragnehmern wird zudem auch automatisch der von Ihnen entsprechend hinterlegte Bürgschaftstext vorgeschlagen. Selbstverständlich können Sie Ihre Auftragnehmer aber auch zusätzlich gern direkt informieren.
Können wir die digitalen Bürgschaften auch in unser internes System übertragen?
Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie sämtliche Baubürgschaften digital erhalten, welche von der Atradius Kreditversicherung, ERGO Versicherung AG, Gothaer Allgemeine Versicherung AG, R+V Allgemeine Versicherung AG, VHV Allgemeine Versicherung AG und Württembergische Versicherung AG für Sie als Bürgschaftsbegünstigter ausgestellt werden. Parallel dazu laufen bereits intensive Gespräche mit weiteren Bürgen. Unser Ziel ist es, Ihnen die digitale Verwaltung aller Bürgschaften zu ermöglichen, welche Sie erhalten, unabhängig von welchem Bürgen diese ausgestellt werden. Dies werden wir Ihnen Schritt für Schritt ermöglichen. Sie können Bürgschaften aus der Plattform strukturiert exportieren und in Ihr ERP-System importieren. Darüber hinaus bieten wir auch Schnittstellen an, um eine Anbindung an Ihre internen Systeme zu ermöglichen.
Wie erfahren wir, dass wir eine digitale Bürgschaft erhalten haben?
Sobald eine digitale Bürgschaft in Trustlog für Sie bereitsteht, werden Sie hierüber per E-Mail informiert. Sie können sich dann direkt in die Plattform einloggen und die Bürgschaft prüfen. In der Plattform wird zudem eine Aufgabe erstellt, wenn Sie eine neue Bürgschaft zur Prüfung erhalten haben.
Welche Bürgschaftsarten werden in Trustlog unterstützt?
Es werden derzeit alle für den Bau wesentlichen Bürgschaftsarten unterstützt: Ausführungsbürgschaften, An- und Vorauszahlungsbürgschaften, Mängelansprüchebürgschaften und Vertragserfüllungsbürgschaften. Die Plattform wird stetig weiterentwickelt, so dass in Zukunft auch weitere Bürgschaftsarten unterstützt werden.
Ab wann ist eine digitale Bürgschaft über die Plattform gültig?
Sobald Sie die Bürgschaft geprüft und akzeptiert haben, ist der Bürgschaftsvertrag über die Plattform geschlossen und die digitale Bürgschaft ist rechtsgültig. Ihre Auftragnehmer werden übrigens automatisch über die Bürgen informiert, wenn es Korrekturanforderung geben sollte oder die Bürgschaft akzeptiert wurde.
Müssen unsere Auftragnehmer ebenfalls an Trustlog teilnehmen, damit wir digitale Bürgschaften erhalten können?
Nein! Ihre Auftragnehmer können wie gewohnt Bürgschaften bei den Bürgen Ihrer Wahl beantragen. Da Trustlog mit den Systemen der Bürgen technisch verbunden sind, können wir sicherstellen, dass Sie stets digitale Bürgschaften erhalten - egal ob Ihr Auftragnehmer Bürgschaften per Fax, E-Mail oder im Kundenportal des Bürgen beantragt.
Können wir als Begünstigter eigene Bürgschaftstextvorlagen für unsere Avalkreditnehmer hinterlegen
Sie können für jede Bürgschaftsart als Begünstigter auswählen, mit welcher Bürgschaftstextvorlage Sie Bürgschaften von Ihren Auftragnehmern wünschen. Sie können aus verschiedenen öffentlichen Texten und Standard-Texten auswählen oder Ihre eigene Vorlage hinterlegen. Den Auftragnehmern werden diese Texte bei der Beantragung automatisiert in den Portalen der angebundenen Bürgen angezeigt.
Welche Transaktionen zu einer Bürgschaft können über die Plattform abgebildet werden?
Mit Trustlog werden die wesentlichen Transaktionen mit einer Bürgschaft digital unterstützt. Dies inkludiert den Erhalt von digitalen Bürgschaften von angebundenen Bürgen, deren Prüfung, Annahme und auch Korrekturanforderung. Auch eine (Teil-) Enthaftung und die Initialisierung einer Inanspruchnahme ist möglich. Sämtliche Aktionen in der Plattform werden revisionssicher protokolliert und sind jederzeit transparent über die Historie nachvollziehbar.
Können Bürgschaften digital rechtssicher ausgestellt werden? Bedürfen Sie nicht der Schriftform?
Bei den an Trustlog angeschlossenen Bürgen handelt sich um Kaufleute. Diese dürfen laut § 350 S. 2 HGB Bürgschaften in beliebiger Form, also auch rein digital oder sogar mündlich und ohne Unterschrift, abgegeben. Die Vorschriften des § 766 BGB zur Schriftform einer Bürgschaftserklärung finden keine Anwendung. Genau dies macht sich Trustlog zunutze. Über die Plattform erhalten Gläubiger die Möglichkeit, Bürgschaften mit bestimmten Bürgen rein digital abzuschließen.
Wie hoch ist der IT-Aufwand, damit wir die Plattform nutzen können?
Eine Software-Installation ist nicht erforderlich, Sie benötigen zur Nutzung der Plattform lediglich einen aktuellen Browser (Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge, Safari) und Internetzugriff. IT-Aufwände für die Einführung oder Nutzung von Trustlog fallen daher in der Regel nicht an.